年内には終わらせたい…(^_^;)。
基礎編
実践編
- 作者: レオ・バボータ
- 出版社/メーカー: ディスカヴァー・トゥエンティワン
- 発売日: 2009/08/05
- メディア: 単行本（ソフトカバー）
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- 減らすテクニック5 "シンプル・Eメール"
メール処理について「減らす」テクニックはとても重要です。なぜなら欠かせないツールとなってしまっているから。
Eメールは今や毎日の生活に欠かせないツールだ。私たちはもう受信トレイの中で暮らしているようなものだと言ってもいいかもしれない。
著者はメッセージを受け取る受信トレイの数を最小限にすることこそ基本だとして、生産性を向上させるためのステップを紹介しています。
- ステップ1 情報を得ている方法をすべてリストアップする
- ステップ2 それぞれの価値を見極める
- ステップ3 合体、または削除する
デジタルなものもアナログなものも含めて、せいぜい4-7つ程度、できれば2つ程度にすることを推奨しています。私の場合だと…プライベートはGmailと携帯メール、RSSリーダ、Twitterぐらい、ビジネスでメール、アナログメールボックス、メッセンジャーといったところ。これだけでも7つぐらいありますね…。
受信トレイの数を減らした上で、著者が「シンプル・Eメール」を実現するためのポイントとして挙げるのが「Eメールの処理時間を減らす」ということ。そのコツが本書で紹介されています。
- ポイント1 1日のチェック回数を決める
- ポイント2 最適な時間帯を決める
- ポイント3 朝一番にEメールを見てはいけない
- ポイント4 メール・アラートを切る
- ポイント5 習慣化する
ふむ。メールの処理については時間を制限するのが一番だとはわかってはいるのだけれども、それがやはりなかなか難しいですよね。メール処理をパターン化することはやはりなかなかできません。朝一にメールチェックをしてしまうのもやめることは難しいのですが、よっぽど急ぎのメールでない限りはすぐに対応するのはやめるようにはしています。昼あとの食休み時間帯や、夕方のだらけてしまう時間帯などをメール処理にあてるといいかな、と思っています。
著者のオススメメール対策はまだまだ続きます。
打倒Eメール作戦には、もとを絶つことも欠かせない。私は1日に何百通も受信しているが、ほとんどは受信トレイには入ってこない。スパム・フォルダかごみ箱へ直行だ。
メールを送ってくる側を絶つことはできないので、いかに「受け取る」メールを減らすかがポイントです。
Gmailのスパム・フィルタはなかなか優秀ですよね。毎日数十通はやってくるスパムメールをほぼ処理してくれています。会社のメールも…まぁ問題はないレベル。あとは業務上やってきてしまうメール(でも個人的にはまったくいらない類のメール)については仕分け処理をつくってごっそり処理、私の場合、ポリシーを伝えたりしてもまったく意味のない状況なのがちょっとつらいところですが。
そして「受信トレイを空にする」。うーん、これは私はできていません。
- ポイント1 仮フォルダを作る
- ポイント2 受信トレイをToDoリストにしない
- ポイント3 手早くかたづける
- ポイント4 デリート・キーを気前よく使う
- ポイント5 読んだら必ず受信トレイから出す
個人的には、案件毎のメールなどはすでに用意してあるフォルダに入れてしまうので、受信トレイには逆に仕分けできない類のメールが滞留してしまっています。定期的にアーカイブメールボックスにぶち込んで忘れてしまうことにして特に問題はないので、できれば受信トレイを空に維持する方式にいつか切り替えたいところです。
そして最後に著者が挙げるポイントは、自分が送信するメールをできる限り簡潔にする、と言うこと。社内メールだとわりあい省略して要点だけを書くことも多いですが、社外メールなどはなかなか難しい。
メール処理のやり方は人それぞれですが、いいやり方は吸収して自分なりのやり方に落とし込んでいきたいと思う今日この頃です。
